사회초년생 메일쓰는 팁

안녕하세요 오늘은 사회초년생들이 메일을 쓰는 팁을 알려드리겠습니다. 

저도 사회초년생일 때는 흰색 메일창을 앞에 두고 한 글자 한 글자 적는 것이 참 힘들었습니다. 
사실 아직도 민감한 주제나 중요한 메일은 어렵습니다 
메일은 대면 커뮤니케이션과 달리 비언어적인 표현(표정, 뉘앙스)을 전달하기 어렵기에
메일을 적기 전에 제가 드리는 팁을 읽어보시고 작성하는 것을 추천드립니다. 

 

1. 메일의 처음은 자기소개입니다.

안녕하세요 00팀 00입니다. 
꼭 자신의 소속 팀과 이름을 먼저 밝혀줍니다.
(너무 당연하다고요? 생각보다 이 당연한게 우리 초년생분들께는 당연하지 않습니다.)

2. 메일을 작성하게 되면 목적을 먼저 밝힙니다. 

요청 건인지, 정보공유 건인지, 일정 공유 건인지, 문의 건인지 말이지요 
000 관련 000한 요청이 있어 메일 드리게 되었습니다. 

3. 맞춤법 검사는 꼭 

메일을 보내기 전에 맞춤법 검사를 꼭 하셔야 합니다. 
아무리 잘 적은 메일도 맞춤법의 오류를 1건이라도 발견하면, 
성의가 없는 느낌과 함께 신중하지 않은 사람이라는 인상을 줄 수있습니다.
메일 자체에 맞춤법 검사 기능이 있는 경우도 있으니 꼭 맞춤법 검사를 해줍니다.

 

 

4. 형식이 중요한 메일은 미리 보내기를 해서 위치 및 형식이 잘 되어있는지 확인합니다. 

메일의 문단 배치에 따라서 가독성이 달라집니다. 
메일 작성하는 화면의 글자와 실제로 메일을 보냈을 때의 화면 및 배치가 달라집니다. 
그러니 내용이 많고 가독성이 중요한 메일은 나에게 미리 보내기를 해서 확인해줍니다.

 

5. 요청이나 회신 일정이 중요한 건은 기한을 기재하고, 촉박한 경우 양해의 말과 사유를 추가

우리는 모두 각자 자기의 일이 가장 중요하고 급하다고 생각합니다.
그래서 최대한 기한은 넉넉하게 그리고 명확하게 명시해서 요청을 하고 
만약에 불가피한 상황으로 촉박하다면 
촉박한 이유와 함께 양해의 말을 적어서 부드러운 커뮤니케이션을 하세요 

 

 

6. 메일의 제목은 요약하고 메일의 내용을  대괄호를 사용하여 명확하게 

해당 메일을 보내는 이유와 목적이 메일 제목을 통해서 한눈에 확인할 수 있도록 합니다. 

요청 건은 [요청]
공유 건은 [공유]
문의 건은 [문의]를 메일 제목에 사용해서 

예를 들어 
[문의] 0000 관련 000에 관한 문의의 건 

이런 식으로 작성합니다. 

 

7. 마지막으로 메일의 퇴고는 기본!

얼굴을 모르는 사람들과 업무를 할 때 메일은 내 얼굴입니다. 
여러 번 퇴고를 하여 적절한 단어 및 표현 , 간결한 문장으로 
깔끔하게 일 잘하는 사람이 될 수 있습니다!

 

8. 올바른 수신과 참조는 화룡점정

수신 : 이 메일을 통해서 직접적으로 행동이 필요한 사람 및 부서
참조 : 해당 수신인의 부서, 내가 속한 부서, 이 메일을 참고차 알아야 할 관리자들 

 

오늘은 사회초년생들이 어려워하는 메일을 작성하는 법을 알려드렸습니다. 
나의 얼굴과 이미지인 메일!
조금만 더 신경 써서 보낸다면 
큰 성과가 되어 돌아올 거예요!


앞으로도 사회초년생분들이 궁금해하실 내용의 포스팅하도록 하겠습니다.